Dokumendikaaned asutustele, ettevõtetele ja koolidele
Dokumendikaaned aitavad esitada ametlikud materjalid ühtses ja esinduslikus vormis. Olgu tegemist lepingu, aruande, protokolli, pakkumise, tunnistuse või lõputöö kaitsmise materjalidega – korralikud kaaned annavad dokumentidele raami, mis toetab organisatsiooni kuvandit ja aitab olulisel infol paremini esile tulla.
Print Grupp valmistab dokumendikaasi nii avaliku sektori asutustele, omavalitsustele, riigiametitele ja ministeeriumidele kui ka eraettevõtetele, koolidele, ülikoolidele ja koolitusasutustele. Iga lahendus kohandatakse tellija visuaalse identiteedi ja kasutusloogika järgi.
Dokumendikaaned kui osa ametlikust suhtlusest
Asutuste ja ettevõtete igapäevases töös liigub suur hulk dokumente, mis on suunatud välistele osapooltele – partneritele, klientidele, õppuritele ja lapsevanematele. Dokumendikaaned aitavad eristada ametlikke ja pidulikumale tasemele tõstetud materjale tavalisest kontoripaberivoost.
Koolid ja ülikoolid kasutavad dokumendikaasi sageli lõpetajate tunnistuste, tänukirjade, praktikaaruannete ja lõputööde esitlemisel. Ettevõtetes ja asutustes on dokumendikaaned levinud lahendus lepingute, finantsaruannete, projektimappide, strateegiadokumentide ja nõupidamismaterjalide vormistamiseks. Esinduslik kaanedisain teeb dokumendist terviku, mida on mugav üle anda ja mis jätab adressaadile professionaalse mulje.
Kaanetüübid erinevateks vajadusteks
Dokumendikaaned võivad olla lihtsad pehmed kaaned ühekordseks kasutuseks või tugevad ja korduskasutatavad kaaned pikema elueaga dokumentidele. Tüüpilised kasutusjuhud on lepingu- ja protokollikaased, tunnistusekaaned, aktide ja käskkirjade kaaned, aruandlusmaterjalide kaaned, kaitsmisdokumentide ja projektimappide kaaned.
Koolide ja haridusasutuste puhul on sagedased tunnistusekaaned ja tunnistusfolderid, kuhu saab paigutada nii põhikooli- või gümnaasiumi lõputunnistuse, hinnetelehe, tunnistuste koopiad kui ka lisamaterjalid, näiteks tänukirjad ja lisadokumendid. Asutustes ja ettevõtetes on omakorda levinud kaaned, mis on mõeldud kindla dokumendiformaadi või protsessi jaoks, näiteks personali- või hankedokumentide tarbeks.
Formaat ja konstruktsioon
Kõige sagedamini kasutatakse dokumendikaasi A4 formaadis, sest enamik ametlikke dokumente on A4 mõõdus. Samas valmistame ka A5 formaadis kaasi ning erimõõdus lahendusi, kui dokumendid või trükised seda eeldavad. Vajadusel saab kaante sisse lisada lisaklappe, taskuid, lõikeid visiitkaartide või lisalehtede jaoks, elastseid või metallist kinnituslahendusi ning muid elemente, mis toetavad konkreetselt töövoogu.
Konstruktsioon võib olla pealt avaneva brošüüri-tüüpi, kaustikuna küljele köidetud või mapisüsteemiga ühilduv. Valiku juures lähtutakse sellest, kas dokumendid peavad kergesti lisanduma ja ümber paigutuma või on tegemist fikseeritud sisuga kaantega, mis üle antakse valmis komplektina.
Materjalid ja viimistlus
Dokumendikaante materjal ning viimistlus mängivad olulist rolli nii vastupidavuses kui visuaalses muljes. Enamasti kasutatakse tugevama grammkaaluga kartongi või kaanepaberit, millele lisatakse vajadusel kiletus või muu kaitsekiht. Kiletus aitab kaasi kaitsta kulumise, mustuse ja niiskuse eest ning annab võimaluse valida läikiva, mati või sametisema pinnatundega lahenduse.
Esinduslikumateks projektideks saab kasutada eripabereid, mis on kas tekstuuriga, toonitud massis või muul moel eristuva käega katsutava kvaliteediga. Avalikus sektoris ja koolides kasutatakse sageli rahulikku, institutsionaalset stiili, kus põhivärv on kooskõlas asutuse logoga ning kaane esiküljele paigutatakse vapp, sümboolika või ametlik nimetus.
Viimistlusvõimaluste hulka kuuluvad fooliumtrükk, pimedtrükk, punkt- või osaline UV-lakk, ümarnurgad ja teised detailid, mis aitavad rõhutada pidulikumat iseloomu näiteks tunnistusekaanete, tänukirjade või teenetemärkidega seotud dokumentide puhul.
Trükilahendused ja brändi rakendamine kaantel
Dokumendikaante trükkimisel lähtume alati tellija visuaalsest identiteedist ja brändijuhistest. Kaanetele paigutatakse tavaliselt organisatsiooni logo, ametlik nimi, vajadusel allüksuse või kooliastme nimetus ning korduv graafiline element, mis haakub muu kommunikatsiooniga.
Trükk võib olla ühe- või mitmevärviline, alates tagasihoidlikust ühevärvilisest lahendusest kuni täisvärvilise kaanekujunduseni fotode või illustratsioonidega. Oluline on, et dokumendikaaned oleksid äratuntavalt seotud organisatsiooni ülejäänud trükiste ja visuaaliga – nii tekib terviklik mulje alates ümbrikest ja kaustadest kuni tunnistuste ja aruandeni.
Kogused, trükitehnoloogiad ja korduvkasutus
Asutuste, ettevõtete ja koolide dokumendikaante vajadused on väga erinevad. Mõnel juhul on tarvis väikest partiid konkreetse projektiga seotud kaasi, teisel juhul aga standardseid kaasi, mida kasutatakse igapäevaselt suuremates kogustes.
Väiksemate ja keskmiste koguste jaoks sobib hästi digitrükk, mis võimaldab paindlikult tellida eri keeleversioone, õpperühmade või osakondade kaupa kohandatud kaasi ja testida erinevaid variante enne suurema tiraaži planeerimist. Suurte koguste korral on otstarbekas kasutada ofsettrükki ja vajadusel erilahendustega viimistlust, et ühikuhind jääks mõistlik ja kvaliteet ühtlane.
Kui kaante lahendus on korduvkasutatav, saab sisulehti ajas muuta ja lisada, kasutades sama kaanestruktuuri mitme aasta jooksul. See on eriti otstarbekas koolidel, haridusasutustel ja asutustel, kus vorm ja sümboolika püsib, kuid sisu vahetub.
Kujundus- ja tehniline tugi dokumendikaante tellimisel
Dokumendikaante planeerimisel on abiks, kui on läbi mõeldud, millist tüüpi dokumente kaante vahel esitletakse, kui kaua neid kasutatakse ja milline on organisatsiooni visuaalne keel. Print Grupp aitab vajadusel kõik need küsimused ühte tervikusse siduda – alates materjalide ja viimistluse soovitustest kuni kujunduse kohandamise ja failide tehnilise ettevalmistuseni.
Soovi korral alustame juba olemasolevate logode, brändiraamatu ja trükiste põhjal, et dokumendikaaned sobituksid tõrgeteta asutuse, ettevõtte või kooli ülejäänud visuaalse kommunikatsiooniga. Nii valmivad dokumendikaaned, mis toetavad igapäevast ametlikku suhtlust, pidulikke hetki ning jätavad dokumentidest mulje, mis on kooskõlas organisatsiooni väärtuste ja standarditega.