Isekopeeruvad blanketid igapäevase töö paremaks korraldamiseks
Isekopeeruvad blanketid on praktiline lahendus olukordadesse, kus sama info peab korraga jõudma mitme osapoole või erineva etapi jaoks. Ühe korra täidetud andmed kanduvad automaatselt alumistele lehtedele, vähendades ümberkirjutamist, vigade riski ja ajakulu.
Print Grupp valmistab isekopeeruvaid blankette ettevõtetele, asutustele ja organisatsioonidele, kelle tööprotsess nõuab mitme eksemplari samaaegset täitmist – alates saatelehtedest ja töölehtedest kuni tellimus- ja aktiblankettide ning kviitungiteni.
Kus isekopeeruvaid blankette kasutatakse
Isekopeeruvad blanketid on levinud väga erinevates valdkondades. Logistika- ja transpordiettevõtted kasutavad neid saatelehtede, üleandmis-vastuvõtu aktide ja veodokumentide vormistamisel. Remondi- ja hooldusettevõtetes täidetakse isekopeeruvatele lehtedele tööde vastuvõtu ja teostuse info. Kauplustes, teenindusasutustes ja hulgikaubanduses kasutatakse neid tellimuste kinnitamiseks, kviitungitena või sisevormidena.
Avalikus sektoris, meditsiini- ja haridusasutustes kasutatakse isekopeeruvaid blankette sageli aktide, aruannete, taotluste ja muude mitme osapoolega seotud dokumentide jaoks, kus üks eksemplar jääb kliendile, teine asutusele ja vajadusel kolmas arhiveerimiseks.
Mitmelehelised komplektid ja värvilahendused
Isekopeeruvad blanketid on tavaliselt kahe-, kolme- või neljalehelised komplektid. Ülemine leht on täidetav eksemplar, millele kirjutamine või printimine kandub survet kasutades alumistele lehtedele. Allolevad lehed on sageli eri värvi, et osapooled ja etapid oleksid omavahel selgelt eristatavad. Levinud värvikombinatsioonid on valge, kollane, roosa ja sinine.
Lehtede arvu ja värvijärjestuse kujundamisel arvestame konkreetse tööprotsessiga – milline eksemplar jääb kliendile, milline raamatupidamisele, milline lattu või teenindusüksusele. Nii sünnib blankett, mille struktuur toetab otseselt igapäevast töökorraldust.
Plokid, üksiklehed ja perforeeritud lahendused
Isekopeeruvaid blankette saab toota erineva konstruktsiooniga. Levinud on plokkidena köidetud variandid, kus mitmelehelised komplektid on ühendatud ülemisest servast või küljelt. Täidetud komplekt rebitakse plokist välja mööda perforeeritud joont, vajadusel jääb alumine leht plokki alles.
Teine võimalus on individuaalsed, köitmata komplektid, mis sobivad juhtudeks, kus blanketid sisestatakse kaustadesse, arhiveeritakse või jaotatakse erinevate osakondade vahel enne kasutamist. Vajadusel saab lisada augustuse, et täidetud eksemplarid sobituksid otse mappidesse või arhiivisüsteemi.
Numberdus, rubriigid ja töövoogu toetav ülesehitus
Isekopeeruva blanketi tõhusus sõltub suurel määral sellest, kui hästi selle struktuur on kohandatud konkreetse tööprotsessiga. Blankettidele saab lisada järjestikuse numberduse, mis aitab dokumente jälgida ja hiljem arhiveerimisel või andmete sisestamisel kontrollida, kas ükski vorm ei ole vahelt puudu.
Rubriigid, tabelid, valikruudud ja allkirjarubriigid planeeritakse nii, et kasutaja saab info sisestada loogilises järjekorras. See vähendab eksimise, vahelejätmise ja käsitsi parandamise vajadust. Vajadusel aitame korrastada olemasolevaid vorme, muuta need kompaktsemaks või lisada välju, mis lihtsustavad hilisemat andmetöötlust raamatupidamises või majandustarkvaras.
Trükilahendused ja kujundus
Isekopeeruvate blankettide trükk on tavaliselt ühe- või kahevärviline, kuid vajadusel saab kasutada ka täisvärvitrükki, eriti juhul, kui blankett on ühtlasi kliendile antav dokument, kus brändi visuaalne külg on oluline.
Blanketile paigutatakse tavaliselt ettevõtte või asutuse logo, nimi, kontaktandmed ja muud rekvisiidi elemendid, mis peavad olema igal eksemplaril olemas. Samal ajal hoitakse kujundus võimalikult selge ja loetav, et töövahend oleks praktiline ning info ei jääks dekoratiivsete elementide varju.
Print Grupp arvestab isekopeeruvate blankettide kujundamisel nii brändiraamatu nõudeid kui ka tehnilisi piiranguid, mis tulenevad isekopeeruva paberi eripärast, trükisuunast ja plokiks köitmisest.
Trükitehnoloogiad ja kogused
Isekopeeruvate blankettide trükk toimub Print Grupis vastavalt kogusele ja kasutusotstarbele sobivas tehnoloogias. Väiksemate ja keskmiste koguste puhul kasutame enamasti digitrükki, mis võimaldab paindlikku tellimismahtu ja kiiremaks reageerimist vormide muudatustele.
Suuremate tiraažide korral on mõistlik valida ofsettrükk, mis tagab stabiilse ja kuluefektiivse tulemuse ka siis, kui blanketid on pidevas kasutuses mitmes asukohas ja osakonnas. Vajadusel planeerime koos kliendiga ka kordustellimuste loogika, et vormidele kehtestatud numeratsioon ja kujundus püsiksid ajas ühtsed.
Isekopeeruvate blankettide tellimise planeerimine
Isekopeeruvate blankettide tellimisel on abiks, kui on läbi mõeldud peamised küsimused: millist infot blanketil kogutakse, mitu eksemplari iga täidetava komplekti kohta on vaja, kas komplektid peaksid olema plokis või üksiklehtedena, kas vaja on numeratsiooni ning kui intensiivne on igapäevane kasutus.
Nendele küsimustele vastates saab valida sobiva isekopeeruva paberi kombinatsiooni, vormi ülesehituse ja trükitehnoloogia. Print Grupp aitab kogu protsessi juures alates kujunduse kohandamisest ja tehnilisest ettevalmistusest kuni valmis plokkide või komplektide tootmise ja pakendamiseni, et isekopeeruvad blanketid toetaksid sujuvalt teie ettevõtte või asutuse töökorraldust.